什么是文件管理系统(DMS)?

今天的组织在与客户进行操作和联系时要创建大量的文档和数据, 合作伙伴, 和其他利益相关者. 尽管许多 考虑实现无纸化办公,他们继续从他们的许多工作流和系统中创建、接收和共享文档. 

创建和编译文档相对容易. 组织和存储它们以使它们可访问和安全是大多数团队遇到问题的地方. 本文将分享您在组织中安全管理文档所需知道的所有知识. bet356亚洲版体育在线将讨论如何实现一个文件管理系统, 你可能面临的挑战, 并对其关键功能进行了查找,为文档管理系统提供了参考. 

什么是文档管理?

文档管理是组织在业务中使用、管理和存储文档的方式. 这些文档可能有不同的格式, 如pdf文档, 图片, 视频, audio, 电子表格, 代码包, 等. 

大多数文件管理系统关注数字文件,而其他系统则存储实体文件或两者兼而有之. 文件管理系统是公司所有信息和档案的唯一真实来源. 当任何有权限的人需要什么东西时,他们知道去哪里找. 

使用文档管理软件可以在很大程度上简化文档生命周期管理过程. 您可以设置要管理的自动化工作流和流程, 更新, 并存储公司内共享和使用的文档. 文件管理还有助于维护: 

  • 对团队、客户和合作伙伴的保密
  • 工作流程和系统的效率
  • 符合行业标准和监管机构 

行动计划的目的是什么?

当执行新的文档管理系统或更新现有的文档管理系统时, 您应该首先计划流程应该如何流动. 您需要清楚地了解如何添加、组织、存储和检索信息. 

分享你的 行动计划 与你的团队一起确保每个人都遵循指导方针前进. 你的行动计划应该考虑到管理现有的和新的文件以及数字和物理副本. 在将新系统推广到整个组织之前,确保在小范围内测试它. 

文档管理系统是如何工作的

文档管理系统以多种方式组织文档.g.、文件类型、数据类型、安全或优先级别. 当接收或创建新文档时,它们将被捕获并移动到系统中. 

此时,文档管理系统可以自动向文件添加更多信息,例如.g.、内部标签、标签和元数据,比如谁创建或上传文档以及何时创建或上传文档. 

然后,文档管理系统根据之前设置的规则对新的文档或数据进行排序和存储. 您可以限制敏感文档中的权限和编校信息, 因此,只有经过批准的用户才能查看或更改它们. 

什么是文档存储库?

文档存储库是文档管理系统的存储部分. 虽然它的主要功能是存储文件,但它不仅仅是一个简单的文件柜. 文档存储库根据每个文档的标准提供分级的权限级别,从而保护并限制对公司内部文档的访问. 

当团队使用文档存储库时, 他们将矛盾数据最小化, 通信事故, 以及组织内部的错误信息. 这在与外部团体和合作者(如第三方供应商)合作时特别有用. 现代文档存储库会自动清理和更新数据库, 删除重复条目和冗余. 

为什么企业需要文件管理系统软件?

在今天的商业环境中,随着新型冠状病毒肺炎的持续影响和转向 混合或远程工作, 创新型企业所有者和管理者早就不再使用特别的管理系统了, 存储, 和共享文件. 

公司实施文档管理系统,从进入和离开组织的文档和数据中获得控制和见解. 是否 远程工作 或者在办公室里, 您希望确保所有员工都使用他们所处理的文档的最新版本,而不会有太多麻烦或来回发送电子邮件. 

团队成员可以很容易地添加注释, 建议, 并在文档管理系统软件中标注, 让合作变得容易, 沟通, 审查, 和批准工作. 

文档管理系统软件还通过创建文档生命周期从创建到修改和分发的轨迹来解决安全和数据审计问题. 这对于内部问责制或行业主管部门的外部审计是有用的. 

文档管理系统有什么好处?

实施文档管理系统的好处是显著的,并且很快就会增加——文档管理系统行业的市场价值预计将会增加 增加到6美元.到2023年将达到780亿. 推行文件管理系统的主要好处包括: 

  • 改善协作和团队合作: 文档管理系统确保团队成员总是能够访问最新的文档版本.
  • 增强的安全: 文件管理系统确保文件进入和离开您的组织是安全的,并安全地存储在一个中心, 所有团队都可以访问的可访问平台. 
  • 合规审计: 文档管理系统帮助跟踪文档从创建到编辑和下载的历史. 这一信息对于行业遵从性实践和被审计的业务是至关重要的.  
  • 获取资料的方便程度: 文档管理系统通常具有健壮的搜索功能, 使团队在需要时更容易找到正确的文档. 
  • 提高生产力: 使用文档管理系统意味着员工不用浪费时间在多台计算机上寻找文件, 应用程序, 或云计算平台. 任何有权限的人都可以通过搜索栏快速轻松地找到他们需要的文档. 

文档管理的挑战是什么?

尽管文档管理有这么多好处,但仍然存在一些需要注意的挑战. 这些包括: 

  • 鉴定事故: 识别和分离具有敏感信息的文档可能是一项挑战. 进入一个组织的机密文件可能无法立即识别,因此可以公开共享. 在设置系统时, 确保对于不同类型的文档,在不同的安全级别上有明确的策略.
  • 改变格式: 文档格式空间的变化可能会给旧的文档管理系统带来挑战. 系统可能不具备处理新文档格式的能力. 想象一下,在物理文件柜中存储ZIP或音频文件. 这是不可能的. 这可能会产生兼容性问题,因为文档管理系统必须能够升级以接受新的文件格式. 
  • 漫长的新员工培训时间: 这取决于您选择的系统, 在培训团队使用该系统时,您可能会面临一段漫长的入职时间. 没有人使用的文档管理系统违背了最初创建文档管理系统的目的. 
什么是文件管理系统(DMS)? 2
图片由 卡里尼Kaharlytskyi on Unsplash

如何实施文件管理系统

实现文档管理系统是一个简单的过程. 按照下面的步骤开始. 

1. 检查当前的文档管理流程

第一步是检查您的组织在其当前文档管理系统中缺少什么. 考虑文档生命周期中的每个步骤:哪些团队成员创建或接收这些文档? 如何共享和使用它们? 谁拥有访问权限并可以进行更改? 他们可以做什么类型的改变? 

明确每个团队成员如何使用, 管理, 与公司文档合作有助于确定您的文档管理系统将如何工作. 

2. 根据您的需要测试并选择文档管理系统

在跨组织启动之前,在小范围内阅读客户评论并测试文档管理系统. 这种方法确保您不会在不符合您需求的系统上进行投资. 评估文件管理系统是否适合你的问题包括: 

  • 它能和你的整合吗 项目管理 软件? 
  • 它是否支持组织使用的所有文件类型? 
  • 它是否使访问和查看文档变得容易? 
  • 是否有多种方式来表示信息, 比如列表, 网格, 图表, 和缩略图库? 
  • 团队成员可以对文件和文档进行注释和评论吗? 
  • 文件管理系统是否满足法规遵从性和安全需求? 
  • 它有很好的搜索功能吗? 
  • 用户可以从任何地方下载他们需要的文件吗? 
  • 雇主入职的过程通常需要多长时间? 

当您发现一个适合您的系统时,请在设置它之前让IT团队对它进行检查. 

3. 建立你的文档管理规则 

下一步是为文档管理系统中可能采取的每个操作创建程序. 这包括从上传和添加元数据到进行更改的所有内容, 下载, 以及检索归档信息. 一旦你的程序和政策就位, 上传和排序系统中的现有文档,并允许您的团队开始使用该系统.  

在最初的几周或几个月继续测试新系统. 与团队领导和成员一起建立评审会议,收集反馈,确保系统按预期工作. 检查整个文档管理工作流程, 包括自动化方面和人工数据入口点. 

要在文档管理服务中查找的特性

适合您的文档管理系统在很大程度上取决于您的组织需求. 您在当前系统中注意到的缺陷应该规定新系统最重要的特性. 在文档管理系统中查找的基本功能包括: 

  • 基于云计算的: 无论员工是否在办公室工作,公司的文件都应该是可访问的. 基于云的文档管理系统可以让任何拥有正确访问密钥的人轻松登录并获得他们需要的信息. 
  • 自动化功能: 文档管理系统中的自动化保证了根据您设置的规则简化和连接的工作流程. 这有助于减少手动输入数据和其他低价值的任务,如更新元数据和版本控制标记.
  • 强大的搜索能力: 正确的文档管理系统可以方便地快速搜索文件和文档. 它提供了一种安全且可访问的方式来深入挖掘和获取所需的信息. 
  • 权限级别: 文档管理系统应具有不同的权限级别,以便管理员和管理员可以对不同的文件和员工设置不同的权限. 
  • 版本控制: 文档管理系统必须具有清晰易懂的版本控制, 允许用户知道文档何时更新以及由谁更新. 

一个文件管理系统要花多少钱?

与任何类型的软件系统一样,文档管理系统的价格各不相同. 您可以使用订阅服务或购买永久许可证. 价格取决于功能, 文档的容量和大小, 团队成员数量, 以及软件是如何/在哪里托管的. 

订阅文档管理服务从每个用户每月15美元到大约200美元不等. 有些系统有免费或免费增值计划, 但这往往不足以满足长期业务需求. 大多数文档管理系统软件解决方案都是云托管的, 但有些公司提供内部安装选项. 

谁负责文件管理系统?

较大的公司可能会有专人负责监督文件管理系统中的活动. 这个人可能是记录管理员或文档控制管理员. 在小型企业中,办公室经理或企业主可能负责. 

许多公司介于两者之间, 由指定的团队成员运行系统, 通常是IT或人力资源部门的经理. 这些角色的员工擅长使用管理软件来完成他们的工作,并对数据安全和法规遵从性有很强的理解. 

谁会从文件管理系统中受益?

使用功能强大的文档管理系统对大大小小的企业都有好处. 对于需要文档的公司来说,这是一个理想的解决方案, 文件, 和数据, 收到, 创建, 和共享不断. 

文档管理系统的用户受益——员工可以轻松地执行他们的工作,无论他们在哪里工作, 每个人都知道文档何时发生了更改. 

如何使用wrke作为文件管理系统

将文档管理系统和 项目 将管理软件整合为一个同步的平台,使团队工作更轻松, 不管他们在哪里. 

Wrike的 协同项目管理解决方案 便于员工轻松安全地共享项目相关文件, 加强协作和沟通,因为每个团队成员都处于任何项目更改的循环中. 

除了共享和管理文档, wrke集成了其他关键业务的应用程序,如谷歌Sheets和Gmail, 使创建新的自动化流程变得容易,以加速业务工作流并消除低价值任务. wrke的软件超越了项目管理, 具有高度安全的协作功能,为任何规模的团队创建有价值的数字工作空间.

你准备好让你的文档管理流程井然有序了吗? 开始于一个 对里克的免费审判 今天. 

评论 0

对不起,由于您的隐私设置,此内容不可用. 要查看此内容,请单击“饼干的偏好”按钮,并在那里接受广告Cookie.

饼干的偏好